Papírová válka aneb co se děje s doklady v účetnictví?

Proč musím mít na všechno papír, když to potřebuji dát do účetnictví? Proč jsou na ně účetní tak hákliví? S tím papírem to není tak horké, ale doklady mít musíme.

Ve svém e-Booku Základní pojmy v účetnictví se zmiňuji o povinnostech, které vedení účetnictví vyžaduje. Jedna se týká průkaznosti a další principu dokumentace, ze kterých nám vychází, že účetnictví je přísně dokladová činnost.

Ano, jakmile chceme nějakou hospodářskou operaci zaznamenat v účetnictví, musíme k ní mít nějaký dokument, který její uskutečnění prokazuje.

Účetní doklady musejí mít své náležitosti. Nemusejí být nutně v listinné formě, kdy doklad vypíšeme ručně nebo vytiskneme na papír, ale je povolena také forma elektronická, optická (CD) nebo i smíšená. Podmínkou je, aby bylo možné záznam převést do čitelné podoby.

V praxi se většinou setkáváme s papírovými účtenkami, příjmovými a výdajovými doklady (vytištěnými ze systému nebo ručně vyplněnými), papírovými nebo elektronickými fakturami, které nám přijdou e-mailem nebo poštou.

Každý z nás si asi umí představit, jak tyto doklady vypadají. Mnohokrát jsme je měli v ruce nebo v e-mailové schránce. Jak je ale zaznamenáme v účetnictví?

Přijaté doklady

Přijaté doklady mohou být třeba účtenky, faktury od dodavatelů, pokladní doklady, bankovní výpisy, někdy i smlouvy, na kterých se pak zakládá nějaká pravidelná platba (třeba nájemné). Doklad se k nám tedy nějak dostane poštou, e-mailem, datovou schránkou, někdo ho přinese…) a nastává proces jeho zpracování – oběhu.

Oběh dokladu

Doklad nejprve musíme

– překontrolovat, aby měl všechny své náležitosti a aby to, co zobrazuje korespondovalo se skutečností (že jsme nakoupili skutečně tolik kusů v dané ceně od uvedeného dodavatele apod.), poté si doklad
– zařadíme do správné skupiny (faktury, bankovní výpisy, pokladní doklady), určíme si
– předkontaci – na jaké účty a na jaké strany budeme doklad účtovat a
– zaúčtujeme jej.

Zaúčtování v účetním softwaru může vypadat třeba tak, jak uvidíte na obrázku níže. Já ve své praxi používám účetní software Money S3, proto použiji jako vzor jejich formuláře.

Účetní doklad zadáme do formuláře, který je určený pro daný typ dokladu. Při jeho vyplňování současně máme kontrolu, zda jsou všechny náležitosti v pořádku. Po jeho uložení se nám doklad zaúčtuje do všech příslušných knih (do účetního deníku a také do hlavní knihy, do pokladní knihy nebo do knihy banky, knihy faktur atd.).

Formulář výdajového pokladního dokladu může vypadat třeba takto:

Musíme vyplnit náležitosti účetního dokladu (tučně jsou náležitosti navíc k daňovému dokladu):

– vidíme, že jsme vybrali formulář pro výdajový pokladní doklad (typ dokladu),
– musíme uvést dodavatele (název, adresa, jeho IČO nebo i DIČ),
– popis o co se jedná – co jsme nakoupili,
– číslo dokladu (číslo účtenky, kterou nám dodavatel vystavil),
– datum (vystavení, platby, zdanitelného plnění),
– peněžní částku (nebo cenu za jednotku a počet jednotek) a měnu
– u daňových dokladů musíme uvést cenu bez daně a slevu, sazbu daně a výši daně, případně, že se jedná o osvobozené plnění).

Formulář po nás bude chtít také předkontaci (MD a D) a členění DPH, tedy o jaký typ DPH se jedná (tuzemská, ze zahraničí, v rámci EU, bez vlivu na DPH, do zahraničí apod.). Toto je důležité uvést správně, protože systém na základě těchto členění přepisuje základ daně a daň do daňového přiznání a kontrolního hlášení.

V zákoně je uvedeno, že je potřeba doplnit podpis osoby, která za účetní případ odpovídá a která jej zaúčtovala. V softwaru je toto podchyceno tím, že jsme přihlášeni pod nějakým heslem a jménem, které se do systému zapisuje u každého účetního záznamu (je tedy dohledatelné, kdo tento záznam má na svědomí – průkaznost).

Záleží, v jak velkém podniku se vyskytujeme a kolik osob má účetní doklady na starosti v rámci jejich oběhu. Může mít v softwaru jiná osoba povolení ke schvalování dokladů a jiná k zaúčtování. Toto pak musí být dohledatelné.

Po uložení se nám doklad zaúčtuje do příslušných knih a my na něj můžeme uvést poznámku o zaúčtování a uložit jej do šanonu mezi své kamarády (v tomto případě pokladní doklady).

Tím to ale nekončí. Podle zásad

– archivace jej uchováváme nějakou dobu než ho můžeme
– skartovat (zničit podle zákonných pravidel).

Doklad si můžeme také vytisknout, převést do jiného formátu (např. pdf, html) a poslat jej e-mailem někomu dalšímu.
Tento výdajový doklad najdeme zaúčtovaný v pokladní knize, v účetním deníku a v hlavní knize.

Takto vypadá třeba pokladní kniha (můžeme si zvolit, že chceme vidět i další informace (sloupce), které nás zajímají). Ostatní knihy mají podobně vyhlížející výstupy.

Pokladní knihu si můžeme prohlédnout za nějaké období, které nás zajímá a třeba i vytisknout, výstup pak může vypadat třeba takto:

Můžeme si také nějaký doklad překontrolovat, jak je zaúčtovaný v účetním deníku (vidíme datum, účty stran MD a D, částky, číslo dokladu):

Vystavené doklady

Jedná se o vystavené faktury odběratelům a pokladní doklady, interní doklady. Oběh dokladu je stejný.

Níže vidíme formulář pro vystavení faktury. Je téměř stejný. Náležitosti účetních a daňových dokladů jsou stále stejné, není co vymýšlet. Zde si jen musíme ohlídat, abychom vybrali formulář pro správný doklad (faktura vystavená).

Číslování se provádí automaticky (číselné řady kontroluje software, aby byla splněna povinnost úplnosti (tedy zaúčtování všech účetních případů).

Na nás je, abychom správně popsali účetní případ, uvedli cenu a sazbu DPH, zvolili odběratele a správně zaúčtovali (volba předkontace). Doklad se po uložení v tomto případě zaúčtuje do účetního deníku, hlavní knihy a knihy faktur (knihy pohledávek).

Můžeme vystavenou fakturu vytisknout, uložit do nějakého formátu (např. pdf) a poslat e-mailem odběrateli, datovou schránkou nebo poštou v obálce.

V systému také vystavujeme interní doklady, příjemky a výdejky – skladové doklady, doklady, které se týkají mezd – zúčtovací a výplatní listinu, evidenční listy a v neposlední řadě i opravné doklady.

Vzhled účetních knihy a úskalí softwaru

Jak vidíme, účetní knihy jsou v podstatě tabulky, kde si můžeme volit, co potřebujeme vidět a také filtrovat, když hledáme nějakou konkrétní informaci. Software nabízí spousty funkcí, které nám mohou ušetřit práci a vyhnout se zbytečnému přepisování a dělání zbytečných chyb.

Systém za nás také počítá, zaokrouhluje, ale přesto je potřeba přemýšlet a být ve střehu. Sice jsou zde kontrolní mechanismy (nezaúčtuje třeba jen na jednu stranu účtu a kontroluje bilanci, upozorňuje, že chybí třeba datum), nicméně jde také o to, abychom si na začátku roku nastavili správně všechno potřebné, protože systém s tím takto bude pracovat (např. kurzy měn, odpisy, číselné řady, zaokrouhlení, předkontace pro reverse charge, účtový rozvrh apod.), abychom nedělali chyby v předkontacích a daních.

Stále platí, že jaké jsou vstupy, takové budou i výstupy a chyba se pak hledá těžko. Abyste pak nedopadli jako paní účetní níže. 😊

Účetní si stěžuje doktorovi, že má problémy se spaním.
„A zkusila jste třeba počítat ovečky?“
„No v tom je ta potíž – spletu se, a pak se tři hodiny snažím přijít na to, kde jsem udělala chybu.“

Dala jsem Vám nahlédnout, jak může vypadat a fungovat účetní software. Možností je spousta, každý umí něco trochu jiného. Je třeba zvážit, jaký je vhodný pro danou účetní jednotku.
Kadeřnici, která vede daňovou evidenci bude vyhovovat jiný software než výrobnímu podniku, který musí evidovat také zásoby, šarže, střediska a spoustu další dat kolem skladování a logistiky.

Ať vám to účtuje. 😊

Přijďte se podívat na naši fanpage: Doučování z účta jinak